Wie die eCertification Schulungsträger anerkennt
Ein Blick hinter die Kulissen
Vielleicht haben Sie sich in letzter Zeit auch schon mal gefragt, wie wir bei der eCertification eigentlich unsere Schulungsträger anerkennen. Daher wollen wir Ihnen heute einen Einblick hinter die Kulissen gewähren.
Wir zeigen, wie der Weg von der ersten Anfrage bis zur finalen Anerkennung eines Schulungsträgers aussieht.
Die eCertification hat dafür eigens und unter Einbezug der Vorgaben der NISV einen klar strukturierten Prozess entwickelt, der Transparenz und Fairness in den Mittelpunkt stellt. Denn die Anerkennung von Schulungsträgern ist ein entscheidender Schritt, um die Qualität und Verlässlichkeit von Schulungen im Rahmen der Fachkunderichtlinien sicherzustellen.
Der Einstieg: Information und Erstkontakt
Interessierte Schulungsträger finden auf der Website der eCertification umfassende Informationen zur Anerkennung. Dort erfahren sie sowohl den Nutzen, wie zum Beispiel den Imagegewinn, den Qualitätsnachweis oder die Umsatzsteigerung, als auch den Ablauf und die Rahmenbedingungen.
Der erste Austausch erfolgt stets über ein kostenloses Vorgespräch – telefonisch oder per Videokonferenz. Hier klären unsere Verantwortlichen Fragen zur Zusammenarbeit, zu den Anforderungen und zu den Kosten. Die Kommunikation läuft fortan grundsätzlich über ein Ticket-System, um eine nachvollziehbare, transparente und diskriminierungsfreie Bearbeitung aller Anfragen sicherzustellen.
Auf dieser Basis wird entschieden, ob beide Seiten die Zusammenarbeit weiterverfolgen möchten. Kommt es zu einer Einigung, wird ein Vertrag abgeschlossen, in dem sich der Schulungsträger auch zum Ethik-Kodex der eCertification bekennt.
1. Die Anmeldung zur Anerkennung
Sobald ein Schulungsträger offiziell die Anerkennung beantragt hat, beginnt das strukturierte Verfahren in 5 klar gegliederten Schritten. Zunächst werden Selbstauskunftsformulare eingereicht und in einem Erstgespräch per Video-Call offene Fragen geklärt. Anschließend prüfen die Verantwortlichen der eCertification die grundsätzliche Eignung des Antragstellers. Wenn diese gegeben ist, erhält der Schulungsträger ein Angebot inklusive Prüfliste und Vertragsunterlagen. Nach Vertragsabschluss und Eingang der Anzahlung startet die eigentliche Überprüfung der Unterlagen.
2. Die Dokumentenprüfung
Jetzt beginnt die wichtige Phase der Dokumentenprüfung. Die eingereichten Unterlagen werden sorgfältig gesichtet und auf Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachweisführung überprüft. Dabei entsteht eine geordnete Dokumentation, die als Grundlage für die Entscheidung dient. Sollten Unterlagen unvollständig sein, erhält der Schulungsträger eine Rückmeldung mit klarer Fristsetzung. Erst wenn sämtliche Nachweise vorliegen und positiv bewertet wurden, wird die Dokumentenprüfung abgeschlossen.
3. Die Vorbegutachtung vor Ort
Nach erfolgreicher Dokumentenprüfung folgt eine praktische Prüfung der Gegebenheiten direkt vor Ort. Dabei untersucht die eCertification die Schulungsräume, die technische Ausstattung sowie organisatorische Strukturen auf ihre Eignung. Der Zustand wird mithilfe von Prüflisten dokumentiert.
Falls der Schulungsträger auch externe Standorte nutzt, werden diese ebenfalls anhand einer Prüfliste und einer Vor Ort Begehung bewertet. Abweichungen müssen vor der endgültigen Anerkennung behoben werden. Empfehlungen dagegen dienen als Hinweise für zukünftige Verbesserungen.
4. Die Entscheidung über die Anerkennung
Die Ergebnisse der Begutachtung sowie alle eingereichten Unterlagen werden nun abschließend bewertet. Wenn keine relevanten Abweichungen offen sind, kann die eCertification die Anerkennung aussprechen.
5. Die offizielle Anerkennung
Nach der positiven Entscheidung erhält der Schulungsträger die Anerkennungsurkunde in digitaler Form. Dazu wird er in die öffentliche Liste anerkannter Schulungsträger auf unserer Website aufgenommen – das sichtbare Zeichen für Qualität und Verlässlichkeit: https://www.ecertification.de/schulungstraeger-liste/
Wer ist bei der eCertification verantwortlich für die Anerkennung?
Die Verantwortung liegt nicht bei einer einzelnen Person, sondern wird durch klar definierte Rollen innerhalb des Qualitätsmanagementsystems geregelt:
- ZPL (Zertifizierungsprogrammleitung)
– führt die Anerkennungsverfahren operativ durch (z. B. Erstgespräch, Dokumentenprüfung, Vor-Ort- Begutachtung)
– erstellt Bewertungen, Prüflisten und Berichte- KBS-Leitung (Konformitätsbewertungsstellenleitung) und ggf. GF (Geschäftsführung)
– unterstützen und begleiten zentrale Prüfschritte
– sind in Entscheidungen eingebunden, vor allem bei kritischen Fragen, Abweichungen oder Eskalationen- QMB (Qualitätsmanagementbeauftragte:r)
– überwacht das gesamte System auf Fairness, Unparteilichkeit und Normkonformität
– sorgt dafür, dass Prozess- und Rollentrennungen (z. B. „Prüfung vs. Entscheidung“) eingehalten werden
– koordiniert Managementbewertung, Auditmanagement, Risikoprozesse und Change-ManagementDie eigentliche Entscheidung über die Anerkennung trifft schließlich die Zertifizierungsstelle selbst – nach Prüfung aller Unterlagen und der Auditberichte durch die Programmleitung.
Wie wird bei der eCertification Fairness und Unparteilichkeit sichergestellt?
Damit der Anerkennungsprozess gerecht und diskriminierungsfrei abläuft, greift die eCertification auf mehrere Mechanismen zurück:
- Risikomanagement & Unparteilichkeit
- Jeder Anerkennungsprozess wird auf potenzielle Interessenkonflikte und Einflussnahmen geprüft.
- Risiken werden systematisch bewertet, dokumentiert und regelmäßig im Team reflektiert.
- Unparteilichkeitserklärungen und Eskalationswege stellen sicher, dass Entscheidungen objektiv bleiben.
- Trennung von Rollen und Entscheidungen
- Wer Inhalte prüft, trifft nicht allein die finale Anerkennungsentscheidung.
- Dadurch wird verhindert, dass eine einzelne Person zu viel Einfluss hat.
- Die Managementbeauftragten überwachen die Einhaltung dieser Rollentrennung.
- Transparente Kommunikation
- Jede Anfrage von Schulungsträgern wird über ein Ticketsystem erfasst.
- Das stellt sicher, dass alle Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und gleich behandelt werden.
- Interne Audits & Managementbewertung
- Jährliche interne Audits überprüfen systematisch, ob die Abläufe den Normen (ISO/IEC 17024) entsprechen.
- In der Managementbewertung werden Ergebnisse gesammelt, Risiken und Abweichungen analysiert und Verbesserungsmaßnahmen beschlossen.
- Change-Management-Prozess
- Falls Änderungen an Prozessen oder Rollen nötig sind (z. B. durch neue Vorgaben oder Auditergebnisse), werden diese streng nach Vier-Augen-Prinzip von QMB und KBS-Leitung bewertet, beschlossen und transparent dokumentiert.
Struktur, Transparenz und Fairness
Der Anerkennungsprozess bei der eCertification zeigt, wie durch klare Strukturen, nachvollziehbare Dokumentation und offene Kommunikation höchste Qualität gesichert wird. Jeder Schritt – von der ersten Anfrage bis zur Urkunde – ist darauf ausgerichtet, Transparenz zu gewährleisten, gleiche Chancen für alle Interessenten zu bieten und die hohen Anforderungen der Fachkunderichtlinie einzuhalten. Davon kann sich jede Person jederzeit selbst überzeugen.
So entsteht ein fairer und nachvollziehbarer Weg zur Anerkennung, der am Ende nicht nur Schulungsträgern zugutekommt, sondern besonders auch maximale Qualität und Sicherheit für Teilnehmende von NiSV-Schulungen bei den von der eCertification anerkannten Schulungsträgern bietet.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Schulungsträger-Anerkennung?
Hier finden Sie ab Seite 7 eine detaillierte Anleitung:
Anleitung für die Akkreditierung von Personenzertifizierungsstellen bei der Deutschen Akkreditierungsstelle und zur Zertifizierung der Fachkunde nach den Anforderungen an den Erwerb der Fachkunde für Anwendungen nichtionisierender Strahlungsquellen am Menschen gemäß NiSV
Oder Sie schreiben uns einfach über den Support!
💚 Wir von der eCertification helfen Ihnen gern!
Coming soon:
Was ist ein Überwachungsaudit und warum führt die eCertification Sonderprüfungen bei Ihren bereits anerkannten Schulungsträgern durch?