Überwachungsaudits

… oder was sind eigentlich die mehrmals jährlichen Überprüfungen zur Weiterführung der Anerkennung des Schulungsträgers?

Wer als Schulungsträger nach NiSV-Fachkunderichtlinie von der eCertification anerkannt ist, weiß: Die Anerkennung ist kein Freifahrtschein auf Dauer und man kann sich als Schulungsträger nicht auf ihr ausruhen. Damit Qualität, Sicherheit und Fachlichkeit dauerhaft gewährleistet bleiben, betreut und überwacht die eCertification kontinuierlich weiter. Ein zentrales Element dabei sind die mehrmals im Jahr stattfindenden Überprüfungen zur Weiterführung der Anerkennung – die sogenannten Überwachungsaudits.

Doch was steckt eigentlich hinter diesen Kontrollen?

Die Anerkennung eines Schulungsträgers ist ein Qualitätsversprechen. Sie signalisiert, dass die Einrichtung zuverlässig nach NiSV-Standards ausbildet – von den eingesetzten Geräten über die Dozentenqualifikation bis hin zur Aufsichtspflicht im Praxisunterricht. Damit dies nicht nur im Anerkennungsverfahren selbst, sondern auch im täglichen Betrieb gilt, wird die Einhaltung der Vorgaben nach ISO/IEC 17024 und den Anforderungen der NiSV-Fachkundeschulung von der eCertification regelmäßig und über das gesamte Jahr verteilt nachgeprüft.
Unabhängige Auditor:innen mit entsprechender fachlicher Kompetenz führen pro Jahr 4 Überprüfungen in der Praxis sowie virtuell durch:

A – Überwachung der virtuellen Lehre (Online-Seminare)

• Prüfung der Einhaltung der strengen Anforderungen an den virtuellen Präsenzunterricht:
• Maximale Teilnehmerzahl: 15 Personen
• Sichtbarkeit aller Teilnehmenden für die Dozierenden während des gesamten Unterrichts
• Eindeutige Identifikation der Teilnehmenden vor und während der Veranstaltung
• Sicherstellung, dass die eingesetzte Plattform die Anforderungen an Datenschutz, Stabilität und Interaktivität erfüllt

B – Praxisüberwachung vor Ort

• Kontrolle der praktischen Umsetzung der Lehrinhalte, insbesondere:
• Einweisung der Teilnehmenden durch die Dozierenden
• Durchführung von Anamnesen gemäß Lehrplan
• Einsatz, Handhabung und Dokumentation von Materialien und Geräten
• Prüfung der Anwesenheit und Einbindung eines verantwortlichen Arztes, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist

 C – Webseiten- und Lernportal-Audit

• Überprüfung des öffentlichen Auftritts der Schulungsträger
• Kontrolle der Lernplattformen und der bereitgestellten Materialien auf Aktualität, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den zertifizierten Lehrplänen

D – Jährliche Überwachungsaudit

• Regelmäßige Audits zur Einhaltung des Schulungskonzeptes, u. a.:
• Befragungen der Teilnehmenden zur Qualität und Zufriedenheit
• Stichprobenprüfungen von Lehrplänen, Aufzeichnungen und Teilnehmerdokumentationen
• Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und der Vorgaben aus dem Zertifizierungsprogramm

Und wie läuft ein jährlicher Überwachungsaudit genau ab?

Die Überprüfung zur Weiterführung der Anerkennung folgt festgelegten Schritten:

1. Terminierung und Vorbereitung

Der Schulungsträger erhält eine strukturierte Einladung. Darin sind klare Anforderungen enthalten, welche Unterlagen vorab einzureichen sind.

Beispiele:

• Dozentenlisten und entsprechende Verträge
• Teilnehmendenlisten zu Praxiseinheiten
• Nachweise über ärztliche oder fachliche Aufsicht
• Übersicht der verwendeten Geräte
• Aktuelle Schulungsstandorte

2. Jahresgespräch und Prüfung

Im Audit selbst prüft die eCertification die Unterlagen und Abläufe. Unabhängige Auditor:innen oder die Zertifizierungsprogrammleitung vergleichen den aktuellen Stand mit den Vorjahren und dokumentieren Änderungen oder Neuerungen.

3. Erfassung von Abweichungen

Sollten Lücken, Ungereimtheiten oder Änderungen auftreten, wird dies exakt festgehalten. Der Schulungsträger hat die Möglichkeit, Nachweise nachzureichen oder Korrekturen vorzunehmen.

4. Entscheidung über die Weiterführung

Am Ende steht die Entscheidung: Wird die Anerkennung verlängert, ggf. unter Auflagen – oder gibt es schwerwiegende Verstöße?

Im positiven Fall folgt die Ausstellung bzw. Verlängerung der Anerkennungsurkunde.

Aber was passiert bei Verstößen?

Zeigt sich im Rahmen eines Überwachungsaudits, dass Anforderungen nicht mehr erfüllt sind (z. B. fehlende Nachweise, nicht normgerechte Durchführung des Praxisunterrichts), gelten klare Eskalationsstufen:

• Nachforderungen: Der Schulungsträger muss Unterlagen oder Verbesserungen nachreichen.
• Aussetzung der Anerkennung: Bei gravierenden Mängeln kann die eCertification die Anerkennung vorübergehend stilllegen.
• Entzug der Anerkennung: Falls grundlegende Vorgaben dauerhaft missachtet werden, verliert der Schulungsträger seine Berechtigung.

Damit schützt das Verfahren auch die Teilnehmenden und am Ende der Kette die Verbraucherinnen und Verbraucher.

Überwachung bedeutet Qualitätssicherung

Auf den ersten Blick mögen viermalige Überwachungsaudits wie zusätzlicher Aufwand wirken. In Wahrheit sind sie aber ein entscheidender Baustein zur Sicherung der Qualität von NiSV-Schulungen.

Es bestätigt den Schulungsträgern regelmäßig, dass sie auf dem richtigen Weg sind, und die eCertification sie dabei unterstützt.

Ein Überwachungsaudit ist ein strukturierter, qualitätssichernder Prozess, der Transparenz schafft, Vertrauen bewahrt und vor allem gewährleistet, dass die hohen Standards der NiSV-Fachkunde dauerhaft gelebt werden.

Wer als Schulungsträger diese Audits ernst nimmt und offen in den Dialog geht, gewinnt nicht nur eine verlängerte Urkunde – sondern auch die langfristige Sicherheit, qualitativ auf höchstem Niveau anerkannt zu bleiben.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Schulungsträger-Überwachung?

Schreiben Sie uns einfach über den Support!

💚 Wir von der eCertification helfen Ihnen gern!